İstanbul’daki Küçük İşletmeler için Bulut Çağrı Merkezi Yazılımı ve Telefon Çözümü Kullanmanın 20 Dayanılmaz Avantajı

call center & customer support

Günümüzün profesyonel iş dünyasında müşteriler anında yanıt ve zamanında sonuç istemektedir. Çoğu zaman bu taleplere ayak uydurmak zorlayıcı olabilmektedir. Küçük işletmeler, şirketin görevlerini yerine getirmek ve müşterilerle etkileşim kurmak için yeterli sayıda personel çalıştırmadıklarında hüsrana uğrayabilmektedir. Şirketler bu tip ihtiyaçlarını karşılamak için bulut tabanlı bir telefon çözümü veya çağrı merkezi yazılımı kullanabilirler.

Her işletme belli başlı farklılıklar göstermektedir ancak geneli, müşteri deneyimini iyileştirmek açısından bulut çağrı merkezi hizmetlerine ihtiyaç duyar. Müşteri deneyimi desteği, müşterilerden gelen geri bildirimler için son derece önemlidir. Bazı işletmelerde, çalışanlar arasındaki iletişimi de geliştirerek iş akışını desteklemektedir.

Şirketler bulut iletişiminin gücünden yararlanarak, Küçük İşletmeler Bulut Çağrı Merkezi Yazılımı  ve Telefon Çözümleri Kullanmanın farkına Spechy ile varabilir. Spechy bulut çağrı merkezi yazılımı, mobiliteyi artırmak ve donanım maliyetlerini düşürmek için harika bir araçtır. Ek ekipman gerekmediğinden küçük işletmeler açısından git gide daha da önem arz etmektedir.

Profesyonel Çağrı Merkezi Analitiği

  • Çağrı Hacmi

En önemli avantajlardan biri, gerçek çağrı hacminizi görebilmenizdir. Pek çok yönetici, gelen aramaların tümünü işlemek için yeterli kapasiteye sahip olmadıklarının farkında değildir. Şirketler çağrı merkezi yazılım çözümüne geçtiğinde; sırada kaç arama olduğunu, arayanların ne kadar beklediğini, kaç tane terk edilmiş arama olduğunu ve çok daha fazlasını görebilir. Şirket yöneticileri bu verileri gördüğünde, talebi karşılamak için uygun stratejik değişiklikleri yapabilir.

  • Yoğun Günleri Takip Edin

Her işletme yükselişler ve düşüşler yaşayabilmektedir. Geleneksel bir sistemle, yalnızca yükseliş ve düşüşleri tahmin edebilirken, Küçük İşletmeler Bulut Çağrı Merkezi Yazılımı ve Telefon Çözümleri Kullanarak en yoğun günlerini ve saatlerini tam anlamıyla görebilmektedirler. Yöneticiler de personel planlamalarını ve mola zamanlarını buna göre ayarlayabilmektedir.

  • Dahili Performansı İzleyin

Bulut tabanlı bir çağrı merkezinin bir organizasyonu iyileştirmeye yardımcı olmasının diğer yönü ise, yöneticilere; çalışanların üretkenlik seviyelerine sağladığı görünürlük ve eğitim – performans gelişimine yardımcı olacak araçlarıdır. Yöneticiler, daha iyi karar vermek açısından herkes için tüm performans istatistiklerini görebilmektedir.

Satış ve Destek Ekipleri için Profesyonel Eğitim

  • Arama Kayıtları

Çağrı kaydı, koçluk ve kalite kontrol için gerekenden az kullanılmaktadır. Birçok yönetici, bunun yalnızca yasal riskleri azaltmak, kural ve düzenlemelere uymak için kullanıldığını düşünür. Ancak arama kayıtları, satış veya destek personelinin güçlü ve zayıf yönlerini belirlenmesine yardımcı olabilmektedir. İşletmeler, hizmetlerini iyileştirmenin yollarını belirleyebilmek için yöneticilere ve çalışanlara çağrı kayıtlarını inceleme yetkisi vererek iş süreçlerini iyileştirebilir. Çağrı kayıtlarını dinlemek, özellikle olumsuz müşteri deneyimine sebep olan noktaları bulma konusunda oldukça faydalıdır.

  • Çağrı Müdahalesi

Yöneticilerin canlı temsilci çağrılarını dinlemelerine izin vermek, temsilcilerin hatalı noktalarının düzeltilmesine yardımcı olur, fısıltı veya metin mesajları yoluyla anında önerilerde bulunulabilir. İsteğe bağlı bir aramanın kaydedilmesi; yöneticilerin arama kaydını daha sonra gözden geçirerek, yorumlar içeren bir e-posta göndermelerine de olanak tanır.

  • Koçluk ve Öğrenme

Doğru zamanda doğru öğrenme içeriğini sunmak son derece önemlidir ancak çalışanların aynı zamanda bilgi saklamaya da odaklanması gerekir. Yöneticiler yıllık çalışan incelemeleriyle ilişkili iş yükünü hafifletmek ve müşteri deneyimi vizyonunu güçlendirmek için koçluk süreçlerini özenle takip etmelidir. Yıllık çalışan inceleme döngüsü sırasında bireysel çağrı kayıtlarından yararlanılarak iş süreçleri iyileştirilebilir.

Müşteri Deneyimi ve Memnuniyeti

  • Müşteri Geri Bildirimi

Müşterilerle doğrudan iletişim kurmak, şirketin işleyişiyle ilgili hoşnut oldukları ya da olmadıkları durumları öğrenmenin en kolay yoludur. Elde edeceğiniz bilgiler, müşterilerin memnun oldukları alanları etkin bir şekilde çalıştırırken müşterilerin şikayet ettiği alanları iyileştirmek için kullanılabilmektedir.Şirketin devam eden başarısı için çok önemli olan serbest piyasa araştırması olarak da kabul edilebilmektedir.

  • Yetenek Tabanlı Yönlendirme

Küçük İşletmeler Bulut Çağrı Merkezi Yazılımı ve Telefon Çözümleri ile müşterilerinize doğru bir hizmet vermek açısından uygun bir temsilci kullanmak ve hattın diğer ucunda ne tür bir müşterinin olduğu hakkında fikir sahibi olmak mümkündür. Yetenek Tabanlı Yönlendirme
genellikle daha fazla müşteri memnuniyetine ve deneyimine yol açacaktır. Yönlendirme sayesinde sistemdeki müşteri idare edilmesi için en uygun özelliklere sahip temsilciye otomatik olarak yönlendirilebilir.

  • Kişiselleştirilmiş Mesajlar

Kişiselleştirme, özelleştirilmiş bir hizmet deneyimi ile statik bir deneyim arasındaki boşluğu doldurmak için iyi bir seçim olabilmektedir. Bir müşterinin kişiselleştirilmiş görüşmeleri veya önceden tanımlanmış dil tercihi gibi basit eklemeler, kişisel bir dokunuş eklemekten çok daha fazlasını yapabilmektedir.

  • Özel Arama Kuyrukları

Çağrı kuyrukları; işletmelerin çağrıları uygun departmana, ekibe veya kişiye yönlendirmesine olanak tanır. Bu yöntem çağrıları aktarmak için harcanan zamanı azaltır ve müşterilerinizin ihtiyaç duydukları yardımı uygun becerilere sahip temsilcilerden almalarına yardımcı olur.

  • Çalışma Saatlerinin Ötesinde Genişletilmiş Erişim

Uluslararası iş süreçlerinde, zaman dilimlerindeki farklılıklar dikkate alınmalıdır. Çağrı merkezi hizmetlerini kullanan şirketler, müşterileri için günün her saatinde donanımlı temsilcilere sahip olmak istiyor olabilir. Çalışma Saatlerinin Ötesinde Genişletilmiş Erişim ise,
dünyanın herhangi bir yerindeki müşterilerin işletmeyle kolaylıkla bağlantı kurabilecekleri anlamına gelir.

  • Müşteriler Üzerinde Olumlu İzlenim

Çoğu yönetici, mükemmel müşteri deneyiminin işletmelerinin başarısı için hayati önem taşıdığının farkındadır. Müşteriler hizmet kalitesinden etkilendiklerinde bu durumu çevreleriyle paylaşacak olmaları aşikardır. Memnun olmayan müşterilerin, potansiyel müşterileri malum şirketten uzak durmaları konusunda uyarmakta daha aktif olmaları ise olasıdır. Bulut çağrı merkezi yazılımı kullanmak, işinizi profesyonel bir şekilde temsil edeceğinden, müşterilerinizin eşsiz hizmet almasını sağlamanın önemli bir yoludur.

İş Operasyonları

  • Integration

Bulut tabanlı çağrı merkezleri, küçük işletmelerin çeşitli iş araçlarını tek ekranda yönetmelerine olanak tanır. CRM yazılımı gibi üçüncü taraf uygulamalar, farklı araçlar arasında sorunsuz bir şekilde veri aktarabilir ve tek tıkla arama işlevini etkinleştirebilir.

  • Donanım Gerektirmeyen Yapı

Büyük bir altyapı kurulumu gerektiren geleneksel tabanlı uygulamaların aksine, bulut çözümleri herhangi bir ek donanım gerektirmez. Tek ihtiyacı olan, buluta yüklenen bir çağrı merkezi yazılımdır. Tüm bilgiler ve veriler orada depolanır. Sonuç olarak, şirket herhangi bir ek ekipmana ihtiyaç duymaz.

  • Ölçeklenebilirlik

Şirketin günümüz iş dünyasındaki değişikliklere uyum sağlaması esastır. Organizasyonun değişen dinamiklerine göre uyarlanabilir olması son derece önemlidir. Ölçeklenebilirlik söz konusu olduğunda, geleneksel bir iletişim merkezine dış kaynak sağlamak maliyetli olabilmektedir. Hem teknoloji hem de altyapı açısından büyük yatırımlar gerektirmektedir. Spechy gibi bir Bulut Çağrı Merkezi Yazılımı veya Telefon Çözümü Kullanmanın bu konuda inanılmaz avantajları mevcuttur.

  • Arama Süresi

Profesyonel çağrı merkezi yazılımı kullanımı ile arama sonrası geçen süre ölü zaman olarak kabul edilmez. Küçük İşletmeler Bulut Çağrı Merkezi Yazılımı ve Telefon Çözümleri, temsilcilerinizin görevlerini tamamlamak için uygun anı bulabilmelerinde büyük bir kolaylık sağlar.

  • Dağıtım Süresi

Geleneksel çağrı merkezlerinden farklı olarak, bulut çözümü daha kısa sürede devreye alma süresine sahiptir ve birkaç saat içinde kolayca yapılandırılabilir. Aynı zamanda organize edilmeleri daha kolaydır. Kurulumu aylar sürebilen geleneksel yazılımın aksine, bulut sistem birkaç saat içinde kurulabilir. Sadece kurulum süresini azaltmak ile kalmaz, aynı zamanda kurulum için gereken kaynaklar da sınırlandırır.

  • Güçlü Veri Toplama

Temsilcilerin iletişimde sürekliliği sağlamak için müşterileri ve sahip oldukları etkileşimleri bilmesi gerekir. Bulut çözümü, tüm verilerin çok fazla gecikmeden ellerinin altında olmasını sağlamaktadır. Müşteri raporlarına, tercihlerine erişebilir ve geçmişe dönük raporlama özelliği ile daha önceki etkileşimlerin bir özetine bile sahip olabilmektedirler.

  • Ekstra İnsan Gücü

Şirketlerin çoğu, yalnızca gelen müşteri çağrıları ile ilgilenen bir personel bulundurmamaktadır. Ancak ekiplerini telefonda nasıl mükemmel müşteri deneyimi sağlayacakları konusunda eğitebilirler. Gelen aramalarla ilgilenmek için kurum içi personeli bırakmak, verimlilikte büyük bir kayba neden olabilir. Bulut çağrı merkezi hizmetlerinden yararlanan şirketler, şirket içi insan gücünü operasyonlarını diğer alanları için ayırarak üretkenliği ve kârı artırabilmektedir.